E-Mail-Archivierung, die euren gesetzlichen Pflichten entspricht – ohne dass ihr euch selbst darum kümmern müsst
Geschäftliche E-Mails unterliegen in Deutschland gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Envience archiviert euren gesamten Mailverkehr automatisch, unveränderlich und durchsuchbar – gehostet in einem deutschen Rechenzentrum.
Auf einen Blick
Managed Mailarchiv ist ein gehosteter Dienst zur vollständigen, unveränderlichen Archivierung des ein- und ausgehenden E-Mail-Verkehrs. Er erfüllt gesetzliche Aufbewahrungspflichten und DSGVO-Vorgaben, läuft über ein Mailgateway im Microsoft-365-Tenant des Kunden und speichert die Daten in einem deutschen Rechenzentrum – inklusive Volltextsuche und E-Mail-Wiederherstellung.
Funktionalität live erleben – bevor ihr euch entscheidet
Ihr könnt Managed Mailarchiv 30 Tage lang unverbindlich testen. Wichtig für eine informierte Entscheidung: Die Trial-Phase zeigt euch die volle Funktionalität, ist technisch aber anders aufgebaut als die spätere, rechtssichere Lösung.
Test-Synchronisation
Wir richten für die Trial eine nachträgliche Synchronisation eures Postfachs ein – schnell einzurichten, ohne Eingriff in eure Mailinfrastruktur.
30 Tage frei nutzen
Volltextsuche, Wiederherstellung und Bedienung testet ihr wie im späteren Echtbetrieb – unverbindlich und ohne Kosten.
Entscheidung nach 30 Tagen
Bucht ihr aktiv, stellen wir auf die rechtssichere Journaling-Lösung um. Ohne Buchung wird der Zugriff automatisch gesperrt.
Wichtig zu wissen: Die Trial-Phase ist noch nicht rechtssicher
Während der Trial synchronisieren wir eure E-Mails nachträglich ("ex post") – das reicht, um Funktionalität und Bedienung zu prüfen, erfüllt aber noch nicht die gesetzlichen Anforderungen an eine lückenlose, unveränderliche Archivierung. Die rechtssichere Variante nutzt stattdessen Journaling, bei dem jede E-Mail direkt beim Versand oder Empfang automatisch archiviert wird. Diese Umstellung erfolgt erst nach eurer Buchung, weil sie eine Anpassung eurer Mailfluss-Architektur erfordert. Eure während der Trial gesammelten Daten bleiben dabei erhalten und werden ab der Buchung durch das lückenlose Journaling ergänzt.
Was ohne rechtssichere Archivierung auf dem Spiel steht
Geschäftliche E-Mails mit steuer- oder handelsrechtlicher Relevanz unterliegen in Deutschland Aufbewahrungspflichten. Fehlt eine ordnungsgemäße Archivierung, drohen bei einer Prüfung Konsequenzen.
Prüfungsrisiko
Bei Betriebsprüfungen müssen relevante E-Mails vollständig und unverändert vorgelegt werden können.
Aufwändige Suche
Ohne zentrales Archiv wird die Suche nach einer bestimmten E-Mail schnell zur zeitraubenden Fahndung durch einzelne Postfächer.
Ungewollter Verlust
Gelöschte oder überschriebene E-Mails sind ohne Archiv oft unwiederbringlich weg – auch wenn sie später gebraucht werden.
Was im Managed Mailarchiv enthalten ist
- ✓Automatische ArchivierungAlle ein- und ausgehenden E-Mails werden automatisch und vollständig im Archiv gespeichert.
- ✓Unveränderliche SpeicherungArchivierte Daten können nachträglich nicht manipuliert werden – Grundvoraussetzung für Rechtssicherheit.
- ✓VolltextsucheAuffinden einzelner E-Mails anhand beliebiger Inhalte, nicht nur Betreff oder Absender.
- ✓E-Mail-WiederherstellungEinzelne E-Mails oder ganze Postfächer lassen sich gezielt wiederherstellen.
- ✓VerschlüsselungE-Mails werden sowohl bei der Übertragung als auch bei der Speicherung verschlüsselt.
- ✓Compliance-BerichteRegelmäßige Berichte zur Überprüfung der Einhaltung eurer Compliance-Anforderungen.
Individuelles Angebot
Der Preis richtet sich nach Anzahl der Postfächer und eurem bestehenden Microsoft-365-Setup. Wir erstellen euch ein passgenaues, unverbindliches Angebot.
Angebot anfragenKlar geregelt, keine Überraschungen
Monate Mindestlaufzeit
Danach verlängert sich der Vertrag automatisch um jeweils 12 Monate, sofern nicht gekündigt wird.
Monate Kündigungsfrist
Zum Ende der jeweiligen Laufzeit – klar planbar statt kurzfristig.
Speicher pro Postfach
Bereits im Grundpreis enthalten, Erweiterung bei Bedarf möglich.
Kurz & klar beantwortet
Nein. Während der 30-tägigen Testphase nutzen wir eine nachträgliche Synchronisation, die euch die volle Funktionalität zeigt, aber noch keine lückenlose, unveränderliche Archivierung im rechtlichen Sinne darstellt. Die rechtssichere Journaling-Lösung wird erst nach eurer Buchung eingerichtet.
Ohne aktive Buchung wird der Zugriff auf das Archiv nach 30 Tagen automatisch gesperrt. Entscheidet ihr euch für die Fortsetzung, bleiben die während der Testphase gesammelten Daten erhalten und werden ab diesem Zeitpunkt durch die rechtssichere Journaling-Archivierung ergänzt.
Geschäftliche E-Mails mit steuer- oder handelsrechtlicher Relevanz (z. B. Rechnungen, Verträge, Angebote) unterliegen in Deutschland den gleichen Aufbewahrungspflichten wie Papierdokumente. Ob und in welchem Umfang das auf euer Unternehmen zutrifft, klärt ihr am besten mit eurem Steuerberater – wir sorgen für die technische Umsetzung.
Die Archivierungsinstanz läuft in einem deutschen Rechenzentrum. Das Mailgateway wird direkt in eurem bestehenden Microsoft-365-Tenant eingerichtet.
Ja. Über ein Outlook-Plug-in oder eine Weboberfläche – unabhängig vom verwendeten Mailclient – lässt sich das Archiv per Volltextsuche durchsuchen und einzelne E-Mails oder ganze Postfächer wiederherstellen.
Der Preis richtet sich nach der Anzahl der zu archivierenden Postfächer. Da das je nach Unternehmen stark variiert, erstellen wir dazu ein individuelles, unverbindliches Angebot.
Ist eure E-Mail-Archivierung rechtssicher?
Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir gemeinsam auf eure aktuelle Situation – unverbindlich, ohne Verkaufsdruck.
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